בניהול משימות בעסק השאלה הראשונה שנשאלת באיזה עסק מדובר?

מה הכוונה? האם מדובר בעצמאיים שעובדים מהבית? או במשרד? האם מדובר בבעל עסק שמתרוצץ כל היום בחוץ בפגישות, או עצמאי שהעסק שלו על בסיס פגישות בחוץ? או לחלופין מדובר בעסק שרוב התנהלותו נעשית בעבודה מול שולחן מחשב?

למעשה בתפיסה שלי יש כלים ופתרונות משותפים לכל אחד מהנ”ל בניהול הזמן שלנו ויש גם המון (המון) מן הפרטני, כלים שיכולים להתאים יותר לעסק מסוים מאשר לאחר.

מה עלינו לעשות כדי לנהל טוב יותר את הזמן בעסק?

הכלל הכי חשוב שיצור אצליכם שינוי ויהפוך כלים פיסיים או דיגיטליים לאפקטיביים הוא המענה לשאלה: מה הכי חשוב לנו היום לעשות, שיקדם אותנו? 

כלומר כדי לנהל טוב יותר את הזמן בעסק שלנו אחד הדברים הכי חשובים הוא: בהירות.

1. עליכם לשבת ולרשום מה האתגר הגדול שלך בעסק בניהול הזמן – לדוגמה: חלק האתגר שלהם בעבודה מן הבית וההפרעות של הילדים, ישנם שהאתגר בעבודה מהבית זה הנוכחות במטלות הבית וההפרעה שלהן למהלך תקין בעבודה וחלק מהאנשים רוב היום עובדים עבור כל העולם ופחות עבור הלקוחות, העסק וקידומו וכן הלאה.
2. אחרי שהגדרתם מה האתגר שלכם בעסק בניהול הזמן והמשימות למעשה הגעתם למודעות למצב שמפריע לכם בהתקדמות.
   חלק מהצעדים שעליכם לעשות כדי לפתור אתגרים כאלו הינם:
   * להחליט מהי המשימה האחת! הכי חשובה לנו היום/השבוע או החודש.
   * בקשת עזרה וסביבה תומכת– מי שמתבייש מתייבש. תתפלאו כמה שינוי בבקשת עזרה מהסביבה ורתימת הסביבה להגשמת הרצון שלכם יכולה לתרום, הרעיון הוא לשכנע את עצמכם קודם ובאמת לרצות בשינוי (לא רק להגיד שרוצים) אלא להרגיש שהשינוי חייב לקרות.
   * האצלת סמכויות – מה שאפשר (ואפשר!) תוציאו החוצה, תעזרו בפרילנסרים או במשפחה וחברים, תהיו הבוסים לזמן שלכם ותאצילו סמכויות למען המטרה שלכם.
   * מסירות והתחייבות אישית למטרה – ברגע שיש מחויבות ורצון השאר זה קלי קלות, זה נטו עבודה. אחד האתגרים הכי גדולים בניהול זמן וניהול משימות בעסק זה שעצמאיים מאמינים שזו הדרך ומסרבים להבין שהחיים שלהם יכולים להיות, נעימים קלים ומסודרים יותר. תתחייבו! לעשות שינוי וקחו אחריות זה העסק שלכם, לא הייתם רוצים להרוויח יותר? להספיק יותר? לקדם דברים חשובים? 
   * עבודה עצמית ויצירת הרגלים-  הרגל זה כשיש לנו סימן שמורה לנו לפעול ואז ההתנהגות שלנו שחוזרת על עצמה שוב ושוב וסופו של דבר אנו מקבלים תגמול על כך. לדוגמה צחצוח שיניים זה הרגל שהגמול עליו הוא שיניים בריאות אסתטיקה ואנו עושים פעולה זו באופן אוטומטי מבלי לחשוב, הטריגר לכך הוא היקיצה וקימה בבוקר או בערב כשהולכים לישון. קחו זאת לעבודה שלכם, צרו סימן כמו כל בוקר אחרי הקפה רשמו את המשימות היומיות בעסק (לפני הטלפונים, בדיקת מיילים וכו’) לאחר מכן חזרו על פעולה זו שוב ושוב במשך 30 יום את התגמול תראו בהספקים, בריכוז ובמיקוד מה שיעודד אתכם להמשיך כך.
   * להתחיל בצעד קטן- “עשו את הצעד הראשון מתוך אמונה. אינכם חייבם לראות את כל גרם המדרגות. עשו רק את הצעד הראשון.” מרטין לותר קינג

עד כה לא נגענו בנושא של ניהול המשימות בעסק, יותר דיברנו על נושאי: מודעות, היתכנות ומסירות.

כעת בשלב הבא נדבר על כלים לניהול זמן:

אחד מהדברים שעזרו לי מאוד בעסק בשנים האחרונות זה עניין הרישום, לפני כמה שנים בעסק עצמאי כמו שלי, שיש בו המון הסחות דעת ותחומי אחריות כמו: שיחות טלפון, פגישות, מכירות, ניהול השיווק, העיצוב וכמובן ניהול פרויקטים מול לקוחות רבים, למעשה נתקלתי במצב שבו הייתי עובדת שעות על גבי שעות אבל ללא התקדמות בעבודה עצמה או בשיווק העסק.

אז בלרשום רשימות הייתי אלופה! אך… עדיין הייתי מתחילה כל בוקר ומאפשרת לשוטף לשטוף את הזמן ובעיקר את האנרגיות, התחלתי לעבוד בסופי שבוע כדי להשלים את החסר (טעות ענקית) ובסופו של דבר נותרתי ללא אנרגיות או רצון להמשיך לעסוק כעצמאית ושקלתי לעזוב את העסק.

השינוי חל כאשר התחלתי במקום לתת ליום יום לנהל אותי, אני התחלתי לנהל את השבוע והימים.

השינוי הגדול בניהול משימות בעסק:

אז אצלי השינוי הגדול לקח זמן ודרש כמה צעדים ואתם מוזמנים לאמץ צעדים אלו:

1. במקום לרשום רשימות על גבי רשימות, התחלתי לתכנן נקודות קצה, (נקודות עוגן) למהלך השבוע בתכנון שבועי מסודר, כמובן שהעבודה היא מאוד דינמית כהתנהלות מול לקוחות אז השארתי חלונות ומטווחי זמן ריקים (תיכף אדבר על כך).
2. בשלב השני הוספתי שורה ששינתה את ההתנהלות שלי לחלוטין ולקח לי כמה חודשים להתרגל לכך וזה דרש אימון עצמי ומשמעת לחזור על אותה פעולה כל פעם, פשוט מאוד: הגדרתי מטרה חשובה לאותו שבוע, כן, זה עד כדי כך פשוט (בחיי!) ברגע שהיה לי בהירות וידעתי שיש מטרה אחת שעליי לסיים אותה, לשם התנקזו רוב האנרגיות שלי וכמו פאזל סידרתי את שאר הדברים במהלך השבוע. היתרון המהותי של קביעת מטרה והגעה אליה בסוף שבוע (או אפילו התקרבות למילוי המשימה כולה) זה התחושה! התחושה של הצלחה שנותנת לנו מוטיבציה עצומה להמשיך ולהיות: מסורים, אחראיים ועקביים.
   * אחד מהפעולות שעזרו לי היה להפוך את התכנון השבועי למהנה וכיפי היא הבחירה שלי לסדר את השבוע בזמן שבו הייתי רגועה, נינוחה ובעיקר חדה פשוט מאוד במוצ”ש, ישיבה של בדיוק 15 דקות וזהו! היה לי מבנה של השבוע (כולל מקום לבלת”מים) אך עם המון מקום למימוש המטרה העיקרית.
3. ניהול משימות יומי – בדיוק כמו ניהול השבוע כל בוקר רשמתי בפניי מראש! מה מצפה לי ובעיקר מה הכי חשוב לי להשיג! ומבחינתי עשיתי כל יום את המיטב לנהל את שאר הדברים ולהזיז אותם עד שהמשימה העיקרית טופלה (זה יכול להיות פרויקט של לקוח שהקדשתי לו יום שלם במקום חלקי זמן פה ושם).
4. וזה מוביל אותי לרעיון הבא: משימה גדולה וחשובה ביום נקי מרעשים: כשיש לי משימה גדולה או פרויקט חשוב ומהותי פשוט: השתקתי (אחרי הרבה אימונים) את הפייסבוק, את הוואטסאפ, את הטלפון הנייד שרוב יום העבודה הפך ללא פעיל ובמידת הצורך השתקתי דוא”ל וטלפונים! כמובן שדאגתי לשים הודעה במשיבון ולחזור כשאני מתפנה לכל מי שצריך, או לפתוח את האי-מייל ולטפל בדברים שנתבקשתי לפי סדר עדיפות ובזמן הרלוונטי.
5. תיאום שיחות – פתרון מושלם לפינוי זמן וטיפול בדברים כך שתוכלו להתמקד ללא הסחות דעת (נסו זאת) במקום שהלקוחות יתקשרו ולמעשה זה יגרור יום ללא פוקוס, אני דואגת ומקפידה מתוך אחריות ואכפתיות ליצור קשר עם הלקוחות עוד לפני שהם פונים אליי, אני יוצרת עימם קשר במייל/ וואטסאפ ומתאמת שיחה בזמן שנוח להם ולי. כך הלקוח מקבל את השירות האישי שהוא שילם עבורו ואני מקבלת את הזמן לעבוד ולקדם דברים.
6. הקפדה על שתייה מרובה של מים, תזונה, פעילות גופנית (על הקטע של הספורט אני עדיין עובדת 🙂 ).
7. הקפדה על הפסקת צהריים קבועה של שעה– בלי עבודה, דוא”ל או וואטסאפ… נסו זאת זה עוזר מאוד למיקוד ולאנרגיות לשאר היום. 
8. יש עוד המון כלים ודברים כולל כלים דיגיטליים כמו אפליקציות, או אתרים שגם היוו חלק מהתהליך ועזרו (במאמר אחר אפרט על כך).
9. עבודה על ניהול זמן בעסק היא עבודה תמידית כמו התפתחות אישית וכחלק מהתפתחות אישית שלנו, אי אפשר! להגיע מנקודה שבה אתם מפוזרים לחלוטין ולא מספיקים כלום, והכל בבלאגן שלם לנקודה שבה הכל מושלם תוך זמן קצר, מדובר בתהליך! תהליך חשוב שלוקח ז-מ-ן (וזה הפרדוקס שלוקח זמן לנהל את ההתנהלות שלנו בזמן הנתון).

איך מומלץ לנהל את המשימות בעסק?

אז לאחר שעברתי בעצמי שינויים רבים, החלטתי לפתח ליין שלם של מוצרי פוקוס וניהול זמן לעצמאיים ועצמאיות כמוני ולכן יצרתי עבורכם, לוח תכנון שבועי מחיק או בלוק תכנון שבועי (כל אחד וההעדפה שלו, יש כאלו שמעדיפיםלוח תכנון חודשי מחיק…) ובלוק לניהול משימות יומי (או מחברת לניהול משימות יומית) שוב זה תלוי העדפה אישית וכמובן האם אתם בחוץ כל היום (מומלץ מחברת פוקוס במקרה זה) או במשרד (פנקס לתכנון יומי יכול להיות מעולה לכך).

הייחוד של המחברת לניהול משימות שיש בה מקום לשים בצד את כל אותם דברים שחשובים ולהתמקד ב- דבר החשוב ובדרך להגיע אליו.

במחברת משימות לדוגמה: יש מקום לרשום את המשימות שלנו וגם לסמן וי לאחר ביצועה (בינינו מה יותר מהנה מלסמן וי על משימות שבוצעו), יש גם במחברת כמובן מקום לרשום את המשימה העיקרית שנרצה להשיג, אותה משימה שדחינו שוב ושוב, זה המקום לרשום אותה ולעשות את המקסימום שאתם יכולים לטפל בה באותו יום.

במחברת פוקוס לניהול משימות יש גם מקום לרשום את הפגישות והטלפונים שלנו, תודות והצלחות וגם מקום לרשום סידורים חשובים.

החלוקה לחלקים במחברת לניהול משימות מאפשרת לכם לכתוב על הדף ולהזיז הצידה מהראש את ההפרעות ולהתמקד! במטרה החשובה ועוד ועוד.

אז לסיכום:

אאחל לכם בהצלחה וזכרו צעד קטן, פיצי, פצפון שתשנו בהנהלות היומית שלכם ותחזרו עליו שוב ושוב ושוב ושוב יעשה עבורכם שינוי ענקי. 

שיהיה בהצלחה! חגית אמיתי